事前準備から受け付け、アフターフォローなど、イベント開催にはさまざまな業務が発生し、多くの手間・労力・時間がかかります。
イベント管理システムを活用することで、イベント開催に関わる業務を一気通貫、さまざまな情報も一元管理できるので、効率的な運営が可能です。
この記事では、多数あるイベント管理システムの中から、おすすめのシステム17つを比較紹介するとともに、メリット・デメリットも詳しく解説していきます。
イベント管理システムとは？
イベント管理システムとは、セミナーや商談会など、イベントの開催に関わる、さまざまな情報を一元管理できるシステムです。
イベント開催時は、企画や告知、参加者の受け付け、アフターフォローなど、あらゆる作業が発生するため、業務が煩雑になるといった課題も少なくありません。
イベント管理システムは、運用から管理など煩雑になりがちな業務の負担を大幅に削減し、スムーズなイベント運用を実現してくれます。
なお、イベント管理システムは以下のように、2つのタイプに分類されます。
・業務効率化タイプ
業務効率化タイプは、主にイベント開催の事前準備や参加者の情報管理など、情報管理業務を効率化させることを目的としています。
イベント開催に関わる業務の煩雑化に課題を抱く企業に向いています。
・体験価値向上タイプ
体験価値向上タイプは、イベント参加者とのコミュニケーションを活性化させ、参加者の体験価値向上を目的としています。
大規模な展示会から小規模なカンファレンスなどまで、多様なイベント開催に対応。
近年では、対面イベント以外にも、Web上で行うオンラインイベントにも対応しているので、さまざまなイベント形式の開催が可能となっています。
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イベント管理システムおすすめ4選
1.EventHub
画像出典元：「EventHub」公式HP
【特徴】
・企業間でのマッチングを実現するための多彩な機能を搭載
・簡単にオンラインイベントが開催でき、参加者同士のメッセージ交換や名刺交換も可能
・参加者情報や行動データをMA／SFAに取り込み、マーケティングに活用できる
【解説】
「EventHub」は、ビジネスに特化したイベントマネジメントツールで、オフライン、オンライン、ハイブリッドなど、さまざまなイベント形式に対応しています。
参加者データの管理やチケット販売、名刺交換など、イベント開催に必要な機能が豊富に搭載されており、すべて一元管理できます。
参加者同士のマッチング機能は、「EventHub」の魅力的なポイントです。
自動レコメンド機能による精度の高いマッチングや、主催者おすすめ機能によるマッチング機会の創出を実現できます。
ただし、主催者おすすめ機能を有効活用するには、あらかじめイベント参加者の情報を取得しておくなど、ひと手間かかける必要があります。
【料金プラン】
▶初期費用：：要問い合わせ
▶月額利用料：：要問い合わせ
▶無料トライアル：：要問い合わせ
2.Cocripo
画像出典元：「Cocripo」公式HP
【特徴】
・シンプルなUI/UXとなっているため、誰でも簡単に始めることができる
・参加者も、URLをクリックするだけで、ウェビナーに参加することができる
・丁寧な操作マニュアルに加え、問い合わせ窓口、定期的なウェビナー質問会の開催など、充実したサポート体制
【解説】
「Cocripo」は、誰でも簡単にウェビナー開催ができるウェビナー専用ツールです。
使い方は非常にシンプルで、専用ページにタイトルや概要、開催日時など必要項目を入力するだけで、ウェビナー集客、予約募集ページが簡単に作れます。
丁寧で分かりやすいマニュアルに加え、オペレーター対応、質問会の定期開催など、誰でも簡単に、安心して運用できる体制が整っています。
ただ、対応ブラウザが「Google Chrome」と「Microsoft Edge」のみとなっているため、ブラウザの選択肢が少ないという点は、不便さを感じるかもしれません。
【料金プラン】
▶初期費用：：要問い合わせ
▶月額利用料
・ビジネス：30,000円（税別）
・エンタープライズ：70,000円（税別）
▶無料トライアル：
ビジネスプラン、エンタープライズプランを初月無料かつ無料期間のみで利用できます。
3.eventos
公式ホームページ
画像出典元：「eventos」公式HP
【特徴】
・カスタマイズ性に優れ、自社に合わせたクオリティの高いイベントサイトが構築できる
・リアルもオンラインも、全てのイベント形式に対応。さまざまなビジネスイベントに活用できる
・チケットの発行やオリジナルクーポンの作成など、イベントの参加率を高める機能が豊富
【解説】
「eventos」は、さまざまなビジネスイベントをサポートする、総合イベント管理プラットフォームです。
企業イベントをはじめ、ウェビナーや展示会、株主総会、リクルートなど、あらゆるイベント開催に対応しています。
自社のイベントサイトをノーコードで構築でき、カスタマイズ性にも優れているため、オリジナリティを追求したワンランク上のプラットフォームの作成も簡単です。
チケット発行やクーポン作成など、イベントを成功に導くための機能が豊富に搭載され、管理や設定も一気通貫、BIツールやMAツールとの連携でリード獲得も狙えます。
サポート窓口はSlackです。Slack以外のツールを利用する場合は運営管理費用が別途必要なので注意してください。
【料金プラン】
▶初期費用：30万円
▶月額利用料：10万円～（最低利用期間1年）
▶無料トライアル：要問い合わせ
4.Eventory
画像出典元：「Eventory」公式HP
【特徴】
・企画から開催、分析まで、あらゆるイベント業務の効率化が可能
・参加者のアクティビティをデータ分析して可視化。今後の改善点やニーズを把握できる
・オンライン、オフラインともに充実した機能を搭載。専用アプリでハイブリッドイベントにも対応が可能
【解説】
「Eventory」は、企画から開催、分析や参加者へのアフターフォローなどまで、イベントに関わる業務を一気通貫で行える、オールインワンイベント運営プラットフォームです。
イベント主催者のタスクを大幅に削減すると共に、チャットや投票、アンケートなど、参加者のエンゲージメントを向上させる機能も豊富に搭載されています。
高水準のセキュリティレベルを満たしており、イベント以外にもリクルートや株主総会など、セキュリティを重視した場合でも安心して活用できます。
中小企業向けIT導入補助金対象ツールに認定されていることも嬉しいところです。※要事前審査
【料金プラン】
以下はイベント回数無制限プランの料金です。
▶初期費用：0円
▶月額利用料：10万円～（税別）
▶無料トライアル：：要問い合わせ
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その他おすすめのイベント管理システム
1.Cvent
画像出典元：「Cvent」公式HP
【特徴】
・サービス提供20年以上、イベント提供件数440万件以上、利用者数30万人以上の高い実績と信頼
・準備から開催、事後フォローに至るまで、イベントに関わるすべての業務を一元管理
・オフライン、オンライン、ハイブリッドなど、あらゆるイベント形式に柔軟に対応
【解説】
「Cvent」は、イベントの計画からプロモーション、実施など、イベントに関するさまざまな業務を一つのプラットフォームで包括的に管理できる、イベント管理システムです。
イベント管理システムとして、これまで世界100カ国以上、30万人以上に利用され、イベント実施件数は440万件という高い実績を誇ります。
イベントの計画から運用管理、参加者に関するデータ収集、効果測定などまで、イベントの管理作業全体を一気通貫で簡素化するので、より効率的な管理が行えます。
ただ、グローバル展開しているだけあって英語表記が多いので、慣れるまでに多少の時間はかかりそうです。
サポートに関しては、日本語で対応してくれるので、その点は安心して利用できるでしょう。
【料金プラン】
▶初期費用：要問い合わせ
▶月額利用料：要問い合わせ
▶無料トライアル：要問い合わせ
2.Peatix
画像出典元：「Peatix」公式HP
【特徴】
・事前審査もなく、最短5分でチケットを販売することができる
・イベント名、チケット金額、会場住所などを入力するだけで、簡単に告知ページの作成できる
・840万人以上の会員に向けて開催告知が行えるため、非常に高い集客力が見込める
【解説】
「Peatix」は、840万人以上が利用する日本最大級のイベント管理システムで、イベント集客に強いことで知られています。
イベント告知ページの作成も簡単で、イベントの名称や開催形式、会場住所などを入力するだけ、最短5分で作成が可能です。
チケットも事前審査なしで販売できます。
イベントの申し込み状況や告知ページのPV数、アクセス経路など、リアルタイムで状況把握が行えるのも便利なところ。
サポートに関しても、プライバシーマーク取得事業者のスタッフが丁寧に対応してくれるので、安心して運用できます。
同社サービスは無料でも利用できますが、サービスを最大限に生かすためには、有料オプションを検討する必要があるでしょう。
【料金プラン】
▶初期費用：0円
▶月額利用料：0円
※有料イベントの場合、販売実績の4.9％、チケット一枚当たり99円がかかります。
▶無料トライアル：なし
3.EventCreate（イベントクリエイト）
画像出典元：「EventCreate」公式HP
【特徴】
・わずか5分で、既存のWebサイトにマッチしたイベント告知用ページが作成できる
・直感的に使いこなせるよう、使いやすさにこだわった簡単設計
・申し込みや来場者など、受付業務を全て自動化。参加者情報も自動で蓄積するため、転記ミスの防止に繋げる
【解説】
「EventCreate」は、セミナーやイベントの運営管理を効率化させることに特化した、イベント管理システムです。
イベントの告知用サイトを、わずか5分程度で作成できる他、アンケートも簡単に作成でき、申し込み受け付けやイベント当日の参加者受け付けも全て自動で行います。
また、イベントの参加者情報も自動的に蓄積するため、転記漏れなど人的ミスを防ぐことが可能。
参加者リストも自動的に作成するので手間が省けます。
なお、お試し期間終了後、7日以内に有料プランへ申し込まないと、これまでのデータが破棄されてしまうので注意が必要です。
クレジットカードによる決済は対応していないので注意しましょう。
【料金プラン】
継続利用プランと単発利用プランがあります。
▶初期費用：単発利用プランは0円
▶月額利用料：要問い合わせ
▶無料トライアル：30日間
4.EventRegist
画像出典元：「EventRegist」公式HP
【特徴】
・イベント開催で必要とされる基本機能は、一通り無料プランに含まれているため、低コストで始められる
・SNSを利用したイベント情報の拡散やチケット販売、QRコードでの参加受け付けが簡単に行える
・オプション機能が豊富で、大規模イベントでもスムーズかつ効率的に開催することができる
【解説】
「EventRegist」は、小規模イベントから大規模な展示会まで、さまざまなイベントを効率的に開催できるようにする、イベント管理システムです。
イベントページ作成から告知、申し込み受け付け、チケットの販売、領収書データの発行、参加者管理など、イベント開催に必要となるさまざまな機能が無料で使えます。
小規模イベントかつ、システムを気軽に導入してみたいという場合は、無料プランで十分に対応が可能です。
一方、開催業務が煩雑になる大規模な会議やセミナー、展示会などの場合は、有料プランを選択すると担当者の負担も少なく、より効率的に運営ができるでしょう。
イベントの企画から運営などまで、トータルでサポートしてもらえるので、イベント開催がはじめてだという場合でも、安心して利用できます。
【料金プラン】
▶初期費用：0円
▶利用料
・Basic：無料イベントは0円、有料イベントはチケット販売額の8％
・Basic＋（プラス）：イベント都度50,000円（税別）〜
・Premium）：年間200,000円（税別）〜
・Enterprise：要問い合わせ
▶無料トライアル：なし
5.Event Cloud Mix
画像出典元：「Event Cloud Mix」公式HP
【特徴】
・イベント開催に使える100種以上の機能がオールインワンで搭載されている
・イベントプロデュース10年、3,000件以上の実績と経験がある
・小規模なコミュニティイベントから大規模な展示会など、規模に関係なくさまざまなイベントに対応できる
【解説】
「Event Cloud Mix」は、数百万人規模の大規模展示会から小規模セミナーなど、幅広いジャンルのイベントに活用できるイベント管理システムです。
イベントの事前作業から実施、事後フォローなど、イベントに必要な100を超える機能が全てオールインワンで搭載され、複数の業務をシームレスに進めることができます。
同社システムは、10年で3,000件以上のイベントサポート実績から培ったノウハウをもとに開発されているため、質の高いイベント開催が期待できます。
セキュリティに関しても、ファイアウォールやSSL、不正侵入検知、アクセス制御など、さまざまな対策が施されているので、いつもでも安心して利用できます。
カスタマーサポートは土日祝を除く10:00～18:00で、プランSS～Mまではメール対応のみとなっています。
運用支援サービスはオプション対応なので、サポートの充実を求めるなら上位プランを選ぶのが無難です。
【料金プラン】
▶初期費用：0円
▶月額利用料
・プラン SS：9,800円（税抜）
・プラン S：19,800円（税抜）
・プラン M：29,800円（税抜）
・プラン L：80,000円（税抜）
・カスタム：要問い合わせ
▶無料トライアル：1ヵ月
6.Doorkeeper
画像出典元：「Doorkeeper」公式HP
【特徴】
・クレジットカードや銀行振込による前払い制で、イベントの参加率の向上につなげられる
・Doorkeeperのネットワークにイベント案内が出せるので、イベントの集客も簡単に行える
・チケットが完売した後、キャンセル待ちにすることが可能。また、キャンセルが出た場合に通知が届くようにもできるため、参加希望者の期待を維持できる
【解説】
「Doorkeeper」は、セミナーや勉強会などのイベント開催を効率化させるイベント管理システムです。
イベントの事前準備から開催、開催後のフォローまで、複数の工程を効率的に行えるよう、主催者側をしっかりサポートする機能が豊富に搭載されています。
また、早期割引チケットや学生割引など、複数のチケットを作成し販売できたり、チケット完売後にキャンセル待ちにできたり、イベントに参加しやすくなる機能も豊富です。
同社システムは、イベントの主催経験がなくても結果が残せる仕組みとなっているので、初めてでも安心して使うことができるでしょう。
【料金プラン】
▶初期費用：要問い合わせ
▶月額利用料
・スターター：1,650円（税込）
・プロ：4,400円（税込）
・プラス：8,800円（税込）
・ビジネス：17,600円（税込）
▶無料トライアル：初回のみ・2回目からは有料
7.Choice RESERVE
画像出典元：「Choice RESERVE」公式HP
【特徴】
・受け付けや空き状況など予約状況がひと目でわかり、変更や延長などの修正もタッチ操作で直感的な操作が可能
・Webサイト上公開したカレンダーから、直接予約を受け付けできる
・システム導入のサポートはもちろん、課題解決に向けた手厚いサポートも受けられる
【解説】
「Choice RESERVE」は、予約に関するさまざまな課題を解決することに特化した、クラウド型予約管理システムです。
イベントやセミナーにも対応でき、集客・開催・見込み顧客へのフォローといった業務のスピードアップを実現できます。
ひと目で予約状況の確認ができる他、予約状況の分かるカレンダーをWeb上に公開することも簡単、さらにカレンダー上からダイレクトに予約の申し込みもできます。
アカウントごとに個別URLが発行されるため、予約画面と自社サイトをリンクさせることができるので非常に便利です。
サポート体制も充実しており、導入から運用に至るまで、しっかりとサポートしてくれるので、初めての場合でも安心して利用できます。
なお、機能が豊富にあるため、使いこなすまでに時間がかかる場合がありますが、サポート体制も充実しているので、そこは心配ないでしょう。
【料金プラン】
▶初期費用
・Lite：22,000円（税込）
・Pro：33,000円（税込）
・Enterprise：要問い合わせ
▶月額利用料
・Lite：11,000円（税込）
・Lite：22,000円（税込）
・Enterprise：要問い合わせ
※月間の受け付け数が301件を超えた場合、従量課金が発生します。
▶無料トライアル：なし
8.everevo
画像出典元：「everevo」公式HP
【特徴】
・イベントの告知から開催、開催後のアフターフォローなどまで、イベントに関する業務を一気通貫で行える
・大規模なイベントであっても、有料イベントでなければ無料で利用可能
・事前決済により、当日キャンセルや無断キャンセルの発生率を軽減してくれる
【解説】
「everevo」は、イベントの開催をサポートする、ポータルサービスです。
集客ページの作成から申し込み受け付け、事前決済、開催、参加者への連絡など、イベント運営のあらゆる業務を一気通貫で行えます。
同社サービスは、導入ハードルの低さが最大の特徴です。
FacebookかTwitterのIDさえ持っていれば利用が可能で、有料イベントの決済機能を利用しなければ、基本的に無料で使えます。
また、イベント情報や告知などSNSをフル活用することもできるので、参加者とのコミュニケーションを図りながら集客に繋げていくことが可能です。
ただ、カスタマイズの自由度は低いので、他との差別化を図るためには、ひと手間かける必要があるでしょう。
【料金プラン】
▶初期費用：0円
▶月額利用料：0円
※有料イベントの決済機能を利用する場合のみ、チケット販売額の5%が発生します
▶無料トライアル：なし
9. イベントペイ
画像出典元：「イベントペイ」公式HP
【特徴】
・イベント運営に関するさまざまな作業を自動化し、業務効率化が図れる
・成果報酬型であるため、初期費用、月額費用ともに0円で始められる
・決済方法が豊富に用意されているため、イベント集客効果の向上が見込める
【解説】
「イベントペイ」は、イベント運営に関する事務作業を自動化し、イベント運営の効率化を図る、イベント管理システムです。
申し込みフォームの自動作成、参加者リストの自動作成、申し込み完了・リマインドメールの自動配信など、あらゆる業務を自動化し、業務時間を大幅に削減できます。
決済機能では、クレジットカード決済をはじめ、コンビニ決済、ペイジー決済など、多彩な決済方法に対応しているのも魅力。
また、事前決済機能が搭載されているためドタキャン防止になり、キャンセル料の徴収機能も標準装備されています。
初期費用、月額費用が0円で始められるので、低コストで導入できます。
ただし、利用開始まで約1ヵ月間かかるため、イベント開催の期日がせまっている場合の利用には向きません。
【料金プラン】
▶初期費用：0円
▶月額利用料：0円
※別途、システム利用料が必要です。
・主催者負担：イベント予約額の3.5％
・参加者負担：220円（税込）（主催者負担に変更可）
▶無料トライアル：要問い合わせ
10.E-VE！（イーベ！）
画像出典元：「 E-VE！（イーベ！）」公式HP
【特徴】
・必要項目を入力するだけで、イベント受け付けフォームが簡単に作成できる
・入金状況がひと目で確認でき、未入金者には自動通知メールで知らせてくれる
・イベント直前にリマインダーメールの配信が出来るので、キャンセルを減らすことができる
【解説】
「E-VE！」は、告知や拡散、決済、参加者のアフターフォローなど、イベント運営の最初から最後までを支援する、クラウド型のイベント管理システムです。
オンライン、オフライン、どちらの形式にも対応しており、イベント開催に関わる複数の業務を一元管理で効率化します。
YouTube動画や画像を入れた、デザイン性の高いイベント告知ページが簡単に作成できる他、受け付けフォームや会場の地図なども簡単に挿入できます。
イベント終了後は参加者情報を元に、お礼メールの送信やメルマガ配信など、参加者に対するアフターフォローも充実しています。
クラウド型で気になるセキュリティですが、SSL暗号通信の採用やファイアウォールの使用、24時間、365日体制でサーバーの監視を行うなど万全な対策で安心です。
チケット販売でクレジット決済を利用したい場合にはクレジット決済システム「Stripe」との連携が必要です。
「Stripe」への登録や連携作業、決済手数料は自社で負担しなくてはなりません。
【料金プラン】
▶初期費用：55,000円（税込）
▶月額利用料
・パーソナルプラン：5,500円（税込）
・ベーシックプラン：16,500円（税込）
・プレミアムプラン：33,000円（税込）
▶無料トライアル：30日間
11.COPRO Q-PASS
画像出典元：「COPRO Q-PASS」公式HP
【特徴】
・SSL通信が装備された安心のWeb申し込みフォームが簡単に作成できる
・QRコードによる受付で、来場者受付がスムーズに行える
・顧客リマインダーの他、申込者への一斉メール送信や個別メール送信、集計分析機能など、顧客管理機能も充実している
【解説】
「COPRO Q-PASS」は、イベントや展示会において、運用が手間なく効率的に行えるようにする、イベント来場者管理システムです。
イベント開催の事前準備として必要となるWeb申し込みフォームが簡単に作成でき、フォームはSSL通信が装備されているので、いつでも安心して利用できます。
当日の受け付けはQRコードを使うので、スピーディーな受け付けが可能となる他、来場データをリアルタイムに集計し、マーケティングとして活用することも可能です。
イベント前の準備からイベント後のアフターフォローまでワンストップで対応でき、効率的かつスムーズなイベント運営が可能。
なお、利用料金については一切公開されていないため、コスト面での目安が立てづらいといったところがあります。
【料金プラン】
▶初期費用：要問い合わせ
▶月額利用料：要問い合わせ
【参考価格】
利用企業へのヒアリングの結果、次の回答が得られました。
「参加者は50人以上。オーダーメイドのプランで初期費用は無料、月額費用は5万円（税対応不明）です。」
比較の参考にしてください。
▶無料トライアル：なし
12.楽らく受付くん
画像出典元：「楽らく受付くん」公式HP
【特徴】
・申込者への一括メール送信機能や入力項目のチェック機能など、手間のかかる作業を簡素化
・募集人数に達した際、自動的に募集を停止する機能が搭載されているため、定員を上回ってしまうことがない
・イベント受け付けフォームを作成してもらえるので、フォームを作る手間が省ける
【解説】
「楽らく受付くん」は、イベント開催の事前告知から参加者の受け付けまでをトータルでサポートする、クラウド型の受け付けシステムです。
イベント内容に合わせたフォームを専任スタッフが作成してくれる他、自動応答メールの例文も提案してもらえるので、フォーム作成の手間がかかりません。
また、申し込み内容の変更やキャンセルを申込者自身で行えたり、定員管理もシステムが自動で行ったりしてくれるので、管理業務の大幅な削減につながります。
なお、同社システムは、事前告知から受け付けまでの手間を削減することに特化しているため、機能面において若干の物足りなさを感じる可能性もあるでしょう。
【料金プラン】※税表示不明
▶初期費用：0円
▶月額利用料：13,000円
▶無料トライアル：なし
13.リザエン
画像出典元：「リザエン」公式HP
【特徴】
・予約に対応できる業種はイベントを含め200種以上。あらゆるビジネスシーンに活用できる
・高水準のセキュリティ対策が構築されているため、セキュリティ重視の企業でも安心して利用することができる
・AWSの利用により、アクセス集中によるサーバーやシステムダウンのリスクが極めて低い
【解説】
「リザエン」は、200業種以上のビジネスシーンに対応する予約管理システムで、電話予約や来店予約も一気通貫で見える化し、効率的な予約業務を実現します。
予約サイトが簡単に作成できる他、既存のホームページ上に予約カレンダーを埋め込むことも可能で、フォーム事項の追加や編集も自由自在に行えます。
24時間365日の有人管理体制に加え、国内におけるセキュリティ基準に十分準拠する高水準なセキュリティ対策が施されているので、安心して利用できます。
ただし、カスタマイズ性が非常に高くなっているため、初期設定などに手間がかかる場合もあります。
【料金プラン】
▶初期費用：20,000円（税別）
▶月額利用料
・ビジネス版：10,000円（税別）
▶無料トライアル：1ヵ月
※エンタープライズ版は、初期費用・月額利用ともに要問い合わせ
イベント管理の資料を一括請求（無料）>※起業LOGの資料請求フォームに遷移します
イベント管理システムの選び方は？
イベント管理システムは多くのサービスが存在しており、サービスによって機能や特徴、料金などそれぞれ異なります。
システムの導入を検討する際は、以下のポイントを意識しながら検討すると良いでしょう。
1.ログや顧客データの取得範囲はどうか？
システムを選ぶ際、どのような機能が搭載されているかの確認は重要で、とくに参加者のログやデータの取得範囲については、導入前にしっかり確認しておくべき事項です。
なぜなら、取得した参加者のログやデータは、今後のマーケティング活動に大きく関わってくるからです。
・イベント告知ページの訪問時から、イベント開催終了後までのアクティビティをデータとして記録してくれるもの
・来場時のさまざまな受付情報をリアルタイムで集計し、データとして出力できるもの
など、ログやデータの取得範囲はシステムによってさまざまなので、導入前にチェックしておくと良いでしょう。
2.費用に見合った効果が期待できるか？
コストに関しても、システム選びの重要なポイントとなります。
イベント管理システムには、無料プランと有料プランの2パターンがあります。
イベントの規模が小さく、必要最低限の機能さえ使えれば良いという場合であれば、無料プランで対応することは可能です。
しかし、ある程度イベントの規模が大きくなると、担当者の業務も増えてくるので、有料プランを選択した方が、イベントを成功に導きやすくなります。
ただし、有料プランは、多機能であるほどコストも上がるので、目的や課題を明確にしたうえで選ぶようにしましょう。
3.操作性の確認
優れた機能が豊富に搭載されていたとしても、設定や操作が複雑で分かりづらいものは、かえって非効率になる可能性があります。
システムは、イベントの主催者側、参加者側、ともに扱いやすいと感じるものを選ぶべきであり、直感的に操作できるかを事前に確認するべきです。
イベント管理システムには、無料トライアルが設けられているサービスも多いので、積極的に利用しましょう。
使い心地などを試しながら、他のシステムと比較するのがオススメです。
イベント管理システムを導入して得られる効果
イベント管理システムを導入して得られる効果は多くありますが、とくに大きなメリットとして、以下の3つがあげられます。
1.イベント開催業務を効率化できる
事前準備から来場者受け付け、情報の管理など、イベント開催業務は手間のかかる業務が多く、膨大な顧客情報を管理するのは非常に大変です。
イベント管理システムを導入すると、イベント開催に関わるすべての業務を一気通貫で行えるようになるため、大幅な業務効率化が期待できます。
2.リード獲得の推進が期待できる
単にイベントを開催するだけはなく、しっかりリード顧客を獲得することも重要な取り組みです。
イベント管理システムにはリード獲得に役立つ機能が搭載されています。
参加者同士のマッチングを促進する機能や、参加者の活動情報を取得しマーケティングに生かせる機能が代表的です。
また、参加者とのつながりも維持しやすくなるよう、お礼のメールや次回のイベント案内メール送信など、イベント開催後のアフターフォロー機能も充実しています。
イベント管理システムを導入することにより、イベント開催だけでなく、リード獲得の推進にも期待できるのです。
3.スムーズな情報共有
イベント管理システムを導入することで、社内での情報共有がスムーズに行えるというメリットがあります。
イベント開催に関する業務は、システムを導入しなくても、ドキュメントやExcelなどでおこなうことは可能です。
しかし、メンバー同士の情報共有に余計な手間や時間がかかったり、紛失してしまったりするリスクも考えられます。
イベント管理システムは、参加状況などリアルタイムな情報を複数人で共有し把握できるので、よりスピーディーで確かな情報共有が可能なのです。
イベント管理システムを導入してもできないこと
イベントの開催を効率化してくれるイベント管理システムですが、導入してもできないことがあります。
システムの導入を検討する際は、こうした出来ないことも考慮しながら検討することも重要です。
1.システムの不具合
サーバーや通信状況などの影響により、システムがうまく作動しない場合があります。
こうした不具合は、イベント管理システムに限らず、どのシステムにもいえることです。
システムを利用する以上、何らかの不具合が生じる可能性があることも、考慮しておく必要があります。
システムに頼りきるのではなく、不具合が生じても対応できるよう、チェックや確認など、人の手も入れながら業務を進めていくべきです。
2.すぐに効果が出るわけではない
イベント管理システムを導入したからといって、業務がすぐに効率化され、イベントが成功するわけではありません。
良い結果につなげるためには、導入したシステムをうまく使いこなせなければなりません。
イベント管理システムのサービスサイトを見ていると、簡単に扱えそうな気になるので要注意です。
導入してから実際に運用できるまで、ある程度時間が掛かることを考慮しておきましょう。
イベント管理システムを上手く活用するには？
イベント管理システムをうまく活用するには、以下のポイントを意識すると、システムをうまく活用できます。
ぜひ参考にしてみてください。
1.利用目的を明確にする
イベント管理システムをうまく活用するためには、まず利用する目的を明確にすることが重要です。
受け付け業務を効率化したいのか、あるいは顧客情報管理がしたいのかなど、どのような理由であれ、利用したい目的がそれぞれあるはずです。
利用したい目的や理由が明確であればあるほど、システムをうまく活用でき、効率的なイベント開催を実現できます。
2.運営サポートをフル活用する
サービスを提供する運営サポートをフル活用することも重要です。
システム導入時の設定や使い方だけでなく、イベント運営で課題が見つかり、どう解決すべきか悩む場合にも遠慮なく相談すると良いでしょう。
ベンダーはイベント開催に関する経験や実績が豊富で、ノウハウを持っている場合が多いので助けになるはずです。
運営のサポート担当者とうまく付き合うことは、システムをうまく活用する秘訣でもあります。
しっかりとコミュニケーションが取れるようにしておきましょう。
まとめ
開催準備から参加者受け付け、イベント終了後のアフターフォローなど、イベント開催にはさまざまな業務が発生します。
イベント管理システムは、イベント前の管理からイベント後のアフターフォローなどまで、あらゆる業務を一元管理し、主催者の負担を大きく軽減します。
また、取得した参加者情報をデータ化し、分析することが可能なので、後のマーケティング活動に役立てることもできます。
イベントを効率的に開催し、本来すべき営業活動に注力したいなどと考えている場合は、イベント管理システムの導入をおすすめします。
料金などのサービスについてより詳しく知りたい方は資料を参照ください。
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画像出典元：O-DAN
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